Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция и проводки

Пример: выдали 10 000 ₽ на материалы

Организация выдала сотруднику из кассы 10 000 ₽ на хозяйственные материалы. По учётной политике их сначала принимают на счёт 10, а списывают при передаче в использование. Покупка без НДС, других авансов у сотрудника нет. Разберём два самостоятельных варианта.

Вариант 1. Сотрудник потратил 8 400 ₽

В обоих документах возврата выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица»: в «Поступлении на расчетный счет», если сотрудник перевёл остаток на счёт организации, как в нашем примере, или в «Поступлении наличных», если внёс его в кассу (тогда Дт 50.01 Кт 71.01). Если создаёте документ на основании авансового отчёта, всё равно сверьте сотрудника и сумму с фактическим возвратом.

Проводка по дебету счёта 10 означает, что материалы приняты на учёт. В расходы на счёт 26 или 44 они попадут отдельной операцией при использовании, если такой порядок установлен учётной политикой.

Вариант 2. Сотрудник потратил 11 200 ₽

Если документы подтверждают покупку и руководитель утвердил перерасход, организация возмещает сотруднику 1 200 ₽. В этом варианте вместо операций на 8 400 и 1 600 ₽ будут такие записи:

Выдать аванс или возместить перерасход можно и через банк: документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу», проводка Дт 71.01 Кт 51. Назначение платежа должно позволять связать деньги с подотчётными суммами.

Авансовые отчёты на практике разбирают в курсе «Бухгалтер ИП и ООО»: в части про ООО есть модуль «Подотчётные деньги» с формированием авансового отчёта и учётом командировочных расходов.

Корреспонденции по расчётам с подотчётными лицами предусмотрены Инструкцией к Плану счетов, счёт 71. Конкретные субсчета и аналитика зависят от операции и рабочего плана счетов.

Проводки по авансовому отчёту: сводная таблица

Отдельного «счёта авансовых отчётов» в 1С нет: все подотчётные суммы учитывают на счёте 71 «Расчеты с подотчетными лицами», рублёвые авансы идут по субсчёту 71.01.

Когда сотрудник получает деньги, счёт 71 стоит в дебете, когда отчитывается о тратах, в кредите, а в пару встают счета того, на что потрачено. Проводки со счетами 60 и 19 в типовой схеме Плана счетов не перечислены, но Инструкция разрешает её дополнять, и 1С:Бухгалтерия делает именно так.

Как проверить, что расчёты по авансу завершены

Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 с детализацией по сотрудникам. В нашем примере обороты по дебету и кредиту равны 10 000 ₽, сальдо на конец пустое: остаток вернулся, долга нет.

Чтобы увидеть, из чего сложились обороты, откройте карточку счёта 71.01 с отбором по сотруднику. В ней видна вся цепочка: выдача 10 000 ₽, авансовый отчёт на 8 400 ₽ и возврат 1 600 ₽ на расчётный счёт.

Проверьте четыре условия: расходы подтверждены, отчёт проверен и утверждён, покупки отражены без дублей, остаток возвращён или перерасход возмещён. Нулевое сальдо само по себе не доказывает, что всё сделано правильно.

Если сотрудник не вернул деньги в установленный срок, сначала выясните причину и что с документами. Инструкция к Плану счетов предусматривает отражение невозвращённых подотчётных сумм через счёт 94 и дальнейшее отнесение на соответствующие расчёты. Но сама проводка не даёт права удержать деньги из зарплаты.

По статье 137 ТК РФ решение об удержании принимают не позднее месяца после окончания срока возврата и только если работник не оспаривает основание и размер. По общему правилу статьи 138 ТК РФ при каждой выплате удерживают не больше 20%. Если условия не выполнены, долг взыскивают другим законным способом.

Какие документы нужны и в какой срок отчитаться

Одной суммы в отчёте сотрудника для учёта покупки мало. Нужны подтверждающие документы: кассовые чеки, накладные, акты, билеты, в зависимости от расхода. По ним должно быть понятно, что куплено, у кого, когда и для каких нужд организации.

Проверьте, что чеки читаются, состав покупки понятен и совпадает с поручением. Чек об оплате не всегда подтверждает всё, что нужно для учёта конкретной операции. Например, для услуги может понадобиться акт, а для вычета НДС счёт-фактура или документ, который вправе его заменить.

По наличному авансу на хозяйственные нужды срок отчёта устанавливает руководитель. Так сказано в пункте 6.3 Указания Банка России № 3210-У. Прежнее правило, по которому отчёт сдавали не позднее трёх рабочих дней после срока, на который выданы деньги, с 30 ноября 2020 года не действует. Порядок работы с безналичным подотчётом тоже закрепите во внутренних документах.

Для командировки срок свой: в течение трёх рабочих дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт и окончательно рассчитывается по командировочному авансу. Это пункт 23 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ № 501, оно применяется с 1 сентября 2025 года.

Унифицированная форма АО-1 для коммерческой организации не обязательна. Можно использовать форму, утверждённую руководителем, с обязательными реквизитами первичного документа, в том числе печатную форму из 1С. Требования к первичке установлены статьёй 9 закона № 402-ФЗ.

Командировочные расходы: суточные и НДС

Размер суточных устанавливают документы работодателя. Суммы 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей это общие пределы освобождения от НДФЛ и страховых взносов по НК РФ для обычных командировок, а не запрет платить больше. Основания: пункт 1 статьи 217 и пункт 2 статьи 422 НК РФ.

Сверхнормативную часть нужно отразить в расчёте НДФЛ и взносов на зарплатном участке, одного проведения авансового отчёта для этого мало. Проверьте, что сумма попала в налоговые регистры и не начислена сотруднику к выплате второй раз. Как начисляют НДФЛ и взносы в 1С:Бухгалтерии, разбираем в курсе «Зарплата и кадры в 1С:Бухгалтерии».

Для взносов на травматизм правило отдельное: суточные при командировке этими взносами не облагаются, и закон не ограничивает их суммой 700 или 2 500 ₽. Основание: пункт 2 статьи 20.2 закона № 125-ФЗ.

НДС по командировочному проезду можно принять к вычету при выполнении условий, в том числе если налог выделен отдельной строкой в проездном документе на бланке строгой отчётности. Обычный кассовый чек с выделенным НДС не стоит автоматически считать заменой счёта-фактуры для любой покупки. Основание для командировочного вычета: пункт 7 статьи 171 НК РФ и пункт 18 Правил ведения книги покупок (приложение 4 к постановлению Правительства РФ № 1137).

При освобождении от НДС или на УСН со ставкой 5% или 7% входной НДС по таким покупкам к вычету не принимают (подпункты 3 и 8 пункта 2 статьи 170 НК РФ). Если право на вычет есть, проверьте документ-основание, отдельную сумму налога и отражение в книге покупок.

У упрощёнки есть и второй вопрос: уменьшают ли расходы по авансовому отчёту сам налог. При УСН «Доходы» нет, налог считают с доходов. А при УСН «Доходы минус расходы» уменьшают, но только расходы из перечня статьи 346.16 НК РФ, оплаченные и подтверждённые документами.

Как исправить ошибку в авансовом отчёте

Пока период не закрыт и отчётность не сдана, откройте авансовый отчёт, исправьте строку на нужной закладке и нажмите «Провести»: 1С перепишет проводки документа. Затем снова откройте движения кнопкой «Дт/Кт» и карточку счёта 71.01. Если первичный документ уже подписан и утверждён, сначала решите, как оформить исправление: незаметно заменить сумму в подписанном отчёте нельзя.

Для записей в бухгалтерском учёте применяют ПБУ 22/2010. Порядок зависит от периода ошибки, момента обнаружения, существенности и того, подписана ли уже отчётность. Закрытие месяца в 1С само по себе этот порядок не определяет.

После исправления проверьте связанные документы: оприходование, оплату поставщику, возврат остатка или доплату сотруднику. Если изменились налоги, отдельно оцените, нужно ли корректировать налоговые регистры и отчётность.

Частые вопросы

Где в 1С найти авансовые отчёты?

В разделе «Банк и касса», группа «Касса», пункт «Авансовые отчеты». Там же кнопкой «Создать» выбирают обычный отчёт или отчёт по командировке.

На каком счёте учитывают авансовые отчёты в 1С?

На счёте 71 «Расчеты с подотчетными лицами», рублёвые авансы по субсчёту 71.01. Дебетовое сальдо по сотруднику показывает, что он ещё не отчитался за выданные деньги, кредитовое означает, что организация должна ему за перерасход.

Как провести авансовый отчёт в 1С?

Заполните шапку и закладки, сверьте итог внизу документа и нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Проводки проверьте кнопкой «Дт/Кт»: расходы по дебету счетов учёта, счёт 71.01 по кредиту.

Как загрузить чеки в авансовый отчёт?

Через «1С:Сканер чеков»: сотрудник сканирует QR-код чека, данные попадают в программу. Назначение расхода и документы после загрузки всё равно проверяет бухгалтер.

Как сделать возврат остатка по авансовому отчёту?

Документом «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» (Дт 50.01 Кт 71.01) или, если сотрудник вернул деньги на счёт, банковским документом с проводкой Дт 51 Кт 71.01.

Нужно ли прикладывать чеки к суточным?

Закон не требует прикладывать к отчёту документы о том, на что потрачены суточные. Но командировку и её продолжительность подтвердить нужно, а проезд, проживание и другие возмещаемые расходы подтверждают отдельно.

Как закрыть авансовый отчёт и почему счёт 71 не закрылся?

Отчёт закрыт, когда остаток возвращён или перерасход возмещён и по сотруднику в карточке счёта 71.01 нет долга по этому авансу. Если долг остался, возможен неиспользованный остаток, перерасход, другой действующий аванс или ошибка в аналитике. Сначала расшифруйте задолженность по документам в карточке счёта 71.01 и только потом оформляйте расчёт с сотрудником.